Регламент

Преамбула

Мандрівний міжнародний фестиваль документального кіно про права людини Docudays UA відбувається щороку з вересня по грудень включно у регіонах України. Програма фестивалю складається з добірки документальних фільмів із програми Міжнародного фестивалю документального кіно про права людини Docudays UA, що проходить наприкінці березня в Києві та інших заходів.

 

Мета фестивалю

Сприяти дотриманню й захисту прав людини та основоположних свобод, утверджувати розуміння людської гідності як найвищої цінності, підвищувати рівень критичного мислення і  громадянської активності в Україні, сприяти розвитку документального кіно.

 

Місія фестивалю

Ми створюємо можливості для кожної людини в Україні дивитися талановите та актуальне документальне кіно з усього світу про права людини. Формуємо активну громадянську позицію та повагу до людської гідності. Підтримуємо розвиток української кіноіндустрії.

 

Мандрівний фестиваль Docudays UA — некомерційний, неполітичний та нерелігійний проєкт. 

 

Регіональні партнери не можуть:

  • проводити будь-які заходи спільно або на підтримку жодних політичних партій та/або релігійних організацій;
  • запрошувати на заходи в якості спікерів, експертів, модераторів представників політичних партій та/або релігійних організацій.

 

Організатори:

  • Громадська організація «Докудейз»
  • Українська Гельсінська спілка з прав людини
  • Благодійна організація «Фонд милосердя та здоров’я»
  • Центр сучасних інформаційних технологій та візуальних мистецтв
  • Регіональні партнери

 

Регіональні партнери Мандрівного фестивалю Docudays UA

Організаторами Мандрівного фестивалю в регіонах можуть бути громадські організації, культурні організації, благодійні фонди, неформальні громадські об’єднання, державні органи та органи самоврядування, які поділяють цінності, мету та завдання фестивалю, підтримуючи Декларацію етичних засад і відповідають таким критеріям:

  • організація-заявник має достатньо ресурсів, щоб забезпечити технічні, інформаційні та інші умови показу фільмів та проведення заходів Мандрівного фестивалю Docudays UA у своїй області;
  • має високу репутацію в культурній сфері та середовищі громадських активістів/-ок свого регіону;
  • має досвід проведення культурних та правозахисних подій;
  • не є сателітом будь-якої політичної партії або релігійної конфесії;
  • готова взяти на себе зобов’язання з дотримання авторських прав під час використання фільмів, які надає ГО «Докудейз». Це зобов’язання регіональні партнери засвідчують у спеціальній угоді. 

 

Для отримання статусу регіонального партнера фестивалю Docudays UA організація-претендентка має подати заяву та надати свідчення про відповідність зазначеним вище критеріям на адресу partners.travelling@docudays.ua.

 

Рішення про надання статусу регіонального партнера ухвалює Виконавчий орган ГО «Докудейз» за рекомендацією директорки Департаменту з розвитку мереж Docudays UA. 

 

Про підготовку до Мандрівного Docudays UA

Щороку в березні регіональні координатор(к)и, представники та представниці партнерських організацій відвідують Міжнародний фестиваль документального кіно про права людини Docudays UA в Києві, де мають можливість ознайомитися з програмою фестивалю, переглянути кінострічки, відвідати майстерню документалістики DOCU/КЛАС, правозахисні події та різноманітні нетворкінгові зустрічі. 

 

Не пізніше за кінець травня регіональні партнери надають менеджерській команді Мандрівного фестивалю свої побажання щодо фільмів та правозахисних заходів, які вони хотіли б внести до програми під час Мандрівного Docudays UA. Ці побажання та коментарі необхідно сформувати, заповнивши відповідну анкету, надану менеджерською командою фестивалю. 

 

Враховуючи запити від регіональних партнерів, менеджерська команда Мандрівного фестивалю формує програму Мандрівного Docudays UA, комунікує з власниками прав відібраних фільмів та отримує дозволи на їх показ та кількість показів у регіонах України. До кінця липня менеджерська команда Мандрівного фестивалю формує остаточний список фільмів для показу в межах Мандрівного та надає цей список регіональним партнерам.

 

До кінця серпня менеджерська команда Мандрівного фестивалю створює та надсилає регіональним партнерам базовий пакет візуальних матеріалів для промоції Мандрівного фестивалю: конструктори постерів, афіш, розкладів, зображення для соціальних медіа, трейлер Мандрівного Docudays UA. 

 

За місяць до старту Мандрівного фестивалю менеджерська команда організовує семінар, де регіональні координатор(к)и можуть заглибитись у тему та програму фестивалю, взяти участь у лекціях та воркшопах щодо промоції фестивалю та покращення його якості тощо. 

 

Під час підготовки Мандрівного фестивалю регіональні партнери зобов’язані надіслати менеджерській команді фестивалю відповідні документи, на базі яких формується програма та засади співпраці. Форми цих документів регіональні партнери отримують не пізніше за кінець серпня 2021 року.

 

Перелік документів для підготовки Мандрівного Docudays UA 

Документ                                                                    

Кому надсилати                                                                                                   

Дедлайни                                                                                                  

Заявка на фінансування фестивалю                                                                                                     

 

application.travelling@docudays.ua

 

За 2 тижні до початку фестивалю для тих, у кого старт фестивалю у вересні. Для всіх, хто планує розпочати фестиваль пізніше, ніж 1 жовтня (включно), — за 4 тижні.

Попередній графік публічних заходів на затвердження 

 events.travelling@docudays.ua 

 

За 2 тижні до початку фестивалю для тих, у кого старт фестивалю у вересні. Для всіх, хто планує розпочати фестиваль пізніше, ніж 1 жовтня (включно), — за 4 тижні.

Комунікаційний план на затвердження

communication.travelling@docudays.ua 

 

За 1 тиждень або раніше.

Попередній графік правозахисних заходів

events.travelling@docudays.ua 

 

За 2 тижні до початку фестивалю для тих, у кого старт фестивалю у вересні. Для всіх, хто планує розпочати фестиваль пізніше, ніж 1 жовтня (включно), — за 4 тижні.

Шаблони постерів 

poster.travelling@docudays.ua

 

За 2 тижні або раніше.

Допрацьований графік публічних заходів

events.travelling@docudays.ua 

 

За 9 днів до старту фестивалю або раніше.

Допрацьований графік правозахисних заходів

За 9 днів до старту фестивалю або раніше.

Підписаний Договір про співпрацю

agreement.travelling@docudays.ua

За 1 тиждень або раніше.

Запит на фільми для завантаження. Подається із зазначенням номеру договору про співпрацю (який уже має бути підписаний).

films.travelling@docudays.ua

 

За 1 тиждень або раніше.

 

Програму публічних показів та правозахисних подій регіональний/-а координатор/-ка узгоджує з менеджерською командою Мандрівного Docudays UA та подає точний графік заходів для розміщення на сайті Мандрівного фестивалю. 

 

Регіональні координатор(к)и мають узгодити промоційний план, презентувати готові візуальні матеріали, які планують використовувати у соціальних медіа. 

 

Не пізніше як за одну добу до початку дії прав по договору громадська організація «Докудейз» забезпечує передачу фільмів регіональним партнерам у цифровому форматі, інформаційні матеріали на фільми, забезпечує синхронний переклад або субтитрування до початку відповідного сеансу фільму.

 

ГО «Докудейз» укладає угоди з регіональними партнерами про передачу невиключного (не ексклюзивного) майнового авторського права публічної демонстрації (публічного показу) фільмів Міжнародного фестивалю Docudays UА. (Назви фільмів та їхній хронометраж визначаються в Додатку № 1 до договору, що є його невід'ємною частиною.)

 

Про програму Мандрівного фестивалю

У межах програми Мандрівного Docudays UA проходять публічні та спеціалізовані заходи, і також закриті події. 

До публічної програми фестивалю входять заходи, відкриті та доступні для всіх охочих. Це кінопокази, лекції, воркшопи та дискусії на відкритих майданчиках та публічних просторах: у кінотеатрах, будинках культури, галереях, книгарнях тощо.

 

Спеціалізовані заходи — це частково відкриті події, розраховані на попередньо запрошену аудиторію, однак доступ до них мають усі охочі. 

 

Закриті події — це кінопокази та лекції, сформовані для конкретної аудиторії, доступ до яких є обмеженим. 

 

Комбінований формат проведення 18 Мандрівного фестивалю

У 2021 році, у зв’язку з пандемією COVID-19, усі публічні, спеціалізовані та закриті заходи проходитимуть як в офлайн-, так в онлайн і комбінованому форматі. 

  1. Формат проведення (онлайн, офлайн або комбінований) окремого заходу чи фестивалю в області (місті) загалом визначає регіональний партнер самостійно і відповідно до рівня епідеміологічної ситуації в області (місті), інформуючи про це Виконавчий орган ГО «Докудейз» у заявці на фінансування та у графіку публічних заходів.
  2. Під час проведення офлайн та комбінованих подій регіональний партнер відповідає за дотримання всіх карантинних обмежень, що діють у місті (області) під час проведення фестивалю.
  3. Під час проведення онлайн-кінопоказів регіональний партнер відповідає за дотримання авторських прав та всіляко убезпечує фільм від піратства.
  4. Регіональний партнер проводить онлайн-кінопокази, поширюючи виключно посилання для колективного перегляду фільму, яке йому надає менеджерська команда фестивалю. Перегляд фільмів під час онлайн-кінопоказів Мандрівного Docudays UA відбувається у режимі live.
  5. Регіональний партнер з метою розширення аудиторії публічних просвітницьких подій, що проходять онлайн, залучає медіаресурси та платформи для трансляції (стримінгу) просвітницьких заходів фестивалю. 

 

Про правила підготовки публічної програми Мандрівного фестивалю

  1. Графік публічної програми Мандрівного Docudays UA необхідно надіслати на розгляд проєктній менеджерці Мандрівного фестивалю Docudays UA, координаторці Департаменту з розвитку мереж Docudays UA та комунікаційній менеджерці Мандрівного фестивалю мінімум за 4 тижні до першої події, якщо фестиваль стартує пізніше ніж 1 жовтня (включно) і за 2 тижні до початку фестивалю, якщо старт фестивалю у вересні, на адресу events.travelling@docudays.ua . Заявки, надіслані пізніше, розглядатися не будуть.
  2. Якщо в одному населеному пункті є кілька партнерських організацій, які проводять Мандрівний фестиваль, вони зобов’язані формувати графік публічної програми спільно, формуючи разом промоплан та розподіляючи обов’язки та сфери відповідальності.
  3. За публічну програму в місті може відповідати лише одна організація, якщо між партнерами було погоджено, що інші зосереджуються більше на закритих або спеціалізованих подіях.
  4. Публічна програма Мандрівного Docudays UA в області мусить мати чітко визначений період проведення. Рекомендовано — не більше 2 тижнів.
  5. Преспоказ або пресконференцію регіональні партнери однієї області проводять спільно. Пресконференція покликана анонсувати фестиваль, а тому має відбуватися мінімум за тиждень до старту фестивалю.

 

Рекомендації щодо програми Мандрівного Docudays UA

  1. Варто дотримуватися балансу відкритих та закритих або спеціалізованих заходів.
  2. Важливо дотримуватися тематичного балансу під час формування програми фестивалю та максимально висвітлювати тему фестивалю. 
  3. Майданчиками для заходів варто обирати популярні місця в місті, які мають свою аудиторію, програму заходів, що теж займаються промоцією.
  4. Варто вивчати актуальні проблеми міст і селищ, організовувати продуктивні дискусії за участю модератора/-ки, місцевих експертів та експерток. Кіно завжди може бути приводом для обговорення ширших проблем і фахових дискусій.
  5. Залучати експертів та експерток до розмов. Заздалегідь закладати в бюджет гонорар для модератора/-ки та фотографа/-ки.

 

Вимоги щодо промоції фестивальних подій

  1. До початку промоційної кампанії Мандрівного Docudays UA відповідальний/-а за промоцію учасник/-ця команди регіонального партнера складає детальний комунікаційний план та надсилає його на погодження комунікаційній менеджерці фестивалю.
  2. Промоція Мандрівного Docudays UA мусить відбуватися завчасно та охоплювати всю програму фестивалю.
  3. Промоція має охоплювати як офлайн-, так і онлайн-засоби комунікації.
  4. Публічні повідомлення про фестиваль мусять висвітлювати тему фестивалю та бути змістовними, доступними, лаконічними та коректними.
  5. Публічні повідомлення про фестиваль не можуть спотворювати інформацію, надавати помилкові дані, вдаватися до дискримінаційних, образливих та суб’єктивних тверджень.
  6. Візуальні матеріали, які з’являються про Мандрівний фестиваль у публічному доступі, повинні відповідати візуальній концепції фестивалю та розробленому дизайну включно зі шрифтами та розмірами зображень.
  7. Після проведення подій Мандрівного фестивалю регіональний партнер має надіслати редакторці сайту та комунікаційній менеджерці фестивалю фотографії мінімум з 2 фестивальних подій, а також мінімум 2 тексти про проведення Мандрівного фестивалю у своєму регіоні. Надіслані матеріали мають відповідати вимогам менеджерської команди фестивалю.

 

Про дотримання авторських прав

  1. Показ одного фільму під час Мандрівного фестивалю може відбутися не більше разів, ніж вказано у договорі між громадською організацією «Докудейз» та регіональним партнером.
  2. По завершенню терміну дії ліцензії на публічну демонстрацію фільмів у межах Мандрівного фестивалю регіональні партнери зобов’язуються видалити надані їм фільми з усіх носіїв інформації, де вони збережені. 

 

Про проведення Мандрівного Docudays UA

Регіональний/-а координатор/-ка забезпечує завчасну промоцію та якісну демонстрацію фільмів з програми Мандрівного фестивалю та сприяє продуктивному обговоренню після показів, організовує та проводить правопросвітницькі заходи. 

 

Під час підготовки та проведення Мандрівного фестивалю регіональний/-а координатор/-ка може звернутися за консультацією та підтримкою щодо програми, промоції фестивалю до менеджерської команди ГО «Докудейз».  

 

Мандрівний фестиваль не передбачає отримання доходу від його проведення, проте для зменшення витрат на оренду кінозалів організатори мають право надати дозвіл власникам кінозалів на продаж вхідних квитків — за умови, що ціна квитків не перевищує вартості компенсації витрат на технічне забезпечення показів. При цьому організатори не мають права на отримання ренти від продажу вхідних квитків.

 

Про моніторинг Мандрівного Docudays UA

Під час Мандрівного фестивалю менеджерська команда може організовувати моніторингові поїздки, які здійснюють члени і членкині менеджерської команди з метою аналізу якості проведення та підготовки фестивалю регіональними партнерами, а також підготовки рекомендацій для підвищення якості проведення заходів Мандрівного. 

 

Моніторинг передбачає вивчення та безпосереднє відвідування програми Мандрівного в різних областях та оцінку їх за такими критеріями:

  1. Вдумливо дібраний контент: програма має доступно та повно представляти і висвітлювати тему фестивалю.
  2. Відповідність програми цільовій аудиторії.
  3. Вибір, облаштування приміщення для якісної проєкції.
  4. Залучення популярних локацій для проведення культурних подій у місті / селищі.
  5. Завчасна та якісна промоція фестивалю із залученням офлайн- та онлайн-інструментів комунікації.
  6. Насичена та різноманітна програма, розуміння місцевого контексту, його проблематики та потенціалу, актуальні дискусії та тренінги, правопросвітницькі події.
  7. Залучення відповідних експертів/-ок та організацій-партнерів для подій.
  8. Злагоджена робота між регіональними партнерами всередині однієї області.
  9. Вміння спланувати та враховувати наявні можливості для проведення подій.

 

Звітування

По завершенню Мандрівного фестивалю регіональний партнер має надати відповідні звіти про проведення фестивалю.

 

Таймінг та форми звітів

Документ   

Кому надсилати

Дедлайн

Фінальний звіт        

report.travelling@docudays.ua

 

 

За 10 днів після закінчення фестивалю у вашій області

Медіазвіт

За 10 днів після закінчення фестивалю у вашій області

Звіт з соцмедіа

За 10 днів після закінчення фестивалю у вашій області

 

Про припинення співпраці з регіональними партнерами

Виконавчий орган ГО «Докудейз» може припинити співпрацю з регіональним партнером на підставі:

  1. Регіональний/-а партнер/-ка порушує укладений Договір про співпрацю.
  2. Регіональний/-а партнер/-ка не дотримується термінів передачі документів під час підготовки Мандрівного фестивалю.
  3. Регіональний/-а партнер/-ка порушує цей Регламент. 
  4. Регіональний/-а партнер/-ка не дотримується термінів надання звітів.
  5. Представник/-ця партнерської організації без поважних причин та попереднього попередження понад рік не бере участі в семінарі, присвяченому підготовці, організації та проведенню Мандрівного фестивалю.
  6. Представник/-ця партнерської організації без поважних причин та попереднього попередження  понад рік не бере участь у підготовці та проведенні Мандрівного фестивалю. 
  7. Регіональний партнер не дотримується Декларації етичних засад та не поділяє цінності фестивалю.
  8. Якість проведення Мандрівного фестивалю регіональним партнером не відповідає критеріям, розробленим менеджерською командою Мандрівного фестивалю та ухваленим Виконавчим органом ГО «Докудейз».
  9. Регіональний/-а партнер/-ка не дотримується затвердженого графіку подій та комунікаційного плану — за винятком непередбачуваних обставин, що впливають на графік проведення подій та на які регіональний партнер не має впливу. Про виникнення таких непередбачуваних обставин регіональний/-а координатор/-ка має невідкладно повідомити менеджерську команду Мандрівного Docudays UA.

 

18 Мандрівний міжнародний фестиваль документального кіно про права людини Docudays UA
Вересень—Грудень 2021